The Woods vende pisos de madera y los materiales que los acompañan. Desarrollé la aplicación interna con la que opera el negocio: los prospectos y las cotizaciones al frente del proceso, y el inventario, las compras, las entregas y la cobranza detrás.
Lo interesante nunca fueron las pantallas del CRM. Fue que cotizar piso es un problema de medidas, que la conversación con el cliente ocurre en WhatsApp, y que una cotización aprobada tiene que llegar a compras, al almacén y a contabilidad sin que nadie la recapture.
Una bandeja compartida de WhatsApp
Los clientes escriben por WhatsApp, así que el equipo responde ahí. La bandeja es compartida: los mensajes llegan en tiempo real, cada conversación queda ligada al registro del cliente, y quien la retoma ve lo que ya se dijo.
Encima hay dos apoyos con IA. Uno redacta un seguimiento cuando la conversación se enfría. El otro lee el hilo y extrae los datos que corresponden al registro del cliente, de modo que el vendedor corrige un borrador en lugar de llenar un formulario.
Cotizaciones que parten de las medidas
Una cotización parte del espacio, no de una lista de productos. El generador toma las medidas y calcula el área, el zoclo y el desperdicio, y después cotiza el resultado contra el catálogo. Los descuentos que rebasan cierto umbral requieren la autorización de alguien con facultad para darla.
El vendedor también puede dictar la cotización y el sistema la convierte en partidas. Al enviarse, la cotización se congela como una fotografía y sale en PDF por WhatsApp, para que lo que recibió el cliente siga siendo legible aunque el catálogo cambie después.
Inventario, compras y entregas
Detrás de la cotización está la parte que decide si la promesa se cumple. El catálogo controla existencias por almacén y avisa lo que está por agotarse. Cuando una cotización se paga, la orden de compra que implica se genera sola en lugar de quedar en la memoria de alguien.
De ahí el sistema lleva el pedido por requisiciones, la documentación que piden las transportistas, la entrega y, al final, los pagos y estados de cuenta que lo cierran.
