Un prospecto que cae con alguien que no está en turno se queda esperando. Esta aplicación asigna los registros nuevos a quien realmente está trabajando: lee el horario de cada asesor, elige un responsable disponible y muestra al equipo quién está de guardia en ese momento.
La desarrollé como parte de Estateflow y se instala por su cuenta en el portal de HubSpot del cliente: el equipo la usa dentro del CRM que ya utiliza, no en otra pestaña.
Asignar según quién está en turno
Cada asesor tiene turnos, en su propia zona horaria, con rangos de vigencia y excepciones para los días que rompen el patrón. La aplicación no guarda un turno que se traslape con otro del mismo asesor, porque un traslape casi siempre es un error de captura y no una intención.
Cuando llega un prospecto, los candidatos son los asesores en turno en ese momento, y la aplicación va rotando entre ellos en lugar de darle siempre el trabajo al primero de la lista.
Quién trabaja y cuándo.
Grupos, reglas y prospectos que ya tienen dueño
No todos los prospectos deben ir al mismo grupo. Los grupos de asignación se eligen con reglas sobre las propiedades del propio registro, y un grupo puede pertenecer a un desarrollo específico, para que las solicitudes de un proyecto lleguen a quienes lo venden.
El caso que vale la pena resolver bien es el del registro que ya tiene dueño. La política para esos casos es explícita y configurable, para que a un cliente que regresa no se le quite en silencio a la persona que ya lo venía atendiendo.
Las llamadas entrantes siguen el mismo modelo: los números telefónicos se mapean a grupos de asignación, para que una llamada y un formulario se resuelvan con la misma lógica.
Dónde se ejecuta
La interfaz es una extensión de UI de HubSpot, así que vive dentro del portal. La asignación se dispara con webhooks cuando se crea un contacto o cambia la etapa de un negocio, y también está disponible como acción de workflow para los equipos que prefieren decidir cuándo se ejecuta.
Cada portal se conecta con su propia instalación OAuth, y las solicitudes de la extensión van firmadas antes de que la API de Estateflow actúe sobre ellas.
